Η διαχείριση του χρόνου και των email ταυτόχρονα μπορεί να είναι πρόκληση, ειδικά για όσους χρησιμοποιούν καθημερινά το Microsoft Outlook για επαγγελματική ή προσωπική οργάνωση. Ευτυχώς, το Outlook προσφέρει τρόπους να βλέπετε τα email και το ημερολόγιό σας ταυτόχρονα, ώστε να παρακολουθείτε τα μηνύματα και τις συναντήσεις σας χωρίς να χάνετε χρόνο εναλλάσσοντας παράθυρα.
Ο πιο απλός τρόπος είναι η χρήση της λειτουργίας “Side-by-Side” ή “Πλευρική προβολή”. Στην έκδοση για Windows, ανοίγετε το ημερολόγιο και στη συνέχεια επιλέγετε “View” → “Overlay Mode” για να εμφανίσετε τα ραντεβού σας πάνω από τα email ή να χρησιμοποιήσετε “View in New Window” για να ανοίξετε το ημερολόγιο σε ξεχωριστό παράθυρο δίπλα στο κύριο παράθυρο των email. Έτσι, μπορείτε να σύρετε τα παράθυρα και να τα τοποθετήσετε δίπλα-δίπλα, βλέποντας και τις δύο προβολές ταυτόχρονα.
Μια άλλη χρήσιμη επιλογή είναι το To-Do Bar, που εμφανίζει μια μικρή πλευρική στήλη με τις επερχόμενες συναντήσεις, καθήκοντα και το ημερολόγιο, ενώ παραμένετε στην προβολή εισερχομένων email. Για να την ενεργοποιήσετε, πηγαίνετε στο “View” → “To-Do Bar” → “Calendar”. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για όσους θέλουν μια γρήγορη ματιά στο πρόγραμμα της ημέρας χωρίς να κλείνουν τα email τους.
Στην έκδοση Outlook για web, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή “Calendar Peek”, η οποία εμφανίζει τις επόμενες συναντήσεις όταν περνάτε το ποντίκι πάνω από το εικονίδιο του ημερολογίου στη γραμμή πλοήγησης. Έτσι, μπορείτε να βλέπετε τα email σας και ταυτόχρονα να ελέγχετε το πρόγραμμά σας με μια ματιά.
Η ταυτόχρονη προβολή email και ημερολογίου όχι μόνο εξοικονομεί χρόνο, αλλά και μειώνει τον κίνδυνο συγκρούσεων ραντεβού ή ξεχασμένων εργασιών. Ειδικά για επαγγελματίες που λαμβάνουν πολλά μηνύματα καθημερινά, η οργάνωση αυτή βοηθά στη βελτίωση της παραγωγικότητας και της ορθής διαχείρισης του χρόνου.
Με λίγες ρυθμίσεις, το Outlook μετατρέπεται σε ένα ισχυρό εργαλείο για διαχείριση email και ημερολογίου ταυτόχρονα, προσφέροντας πλήρη εικόνα των καθημερινών σας υποχρεώσεων χωρίς να χάνετε λεπτό.
