Όσοι εργάζονται συχνά με δεδομένα Excel γνωρίζουν πότε είναι σημαντικό να ανακτήσουν όσο το δυνατόν περισσότερα ακατέργαστα δεδομένα, ώστε να μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία εντός του υπολογιστικού φύλλου για τη δημιουργία πίνακα ή γραφήματος. Ωστόσο, τα ανεπεξέργαστα δεδομένα δεν μοιράζονται πάντα σε μορφή XLS ή σε άλλες μορφές συμβατές με το Excel: κατά τη διάρκεια της εργασίας είναι επίσης δυνατή η λήψη ακατέργαστων δεδομένων σε μορφή PDF, που χρησιμοποιείται ευρέως στην κοινή χρήση εγγράφων, αλλά παρουσιάζει κάποιες δυσκολίες στην απευθείας αντιγραφή των δεδομένων ( ο κίνδυνος λάθους είναι πολύ υψηλός).
Όσοι χρησιμοποιούν συνδρομή Microsoft 365 μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια εσωτερική λειτουργία του προγράμματος για να εισάγουν εύκολα δεδομένα και αριθμούς από ένα PDF, ώστε να επιταχύνουν τη διαδικασία όσο το δυνατόν περισσότερο και να αποφύγουν σφάλματα που προκαλούνται από λανθασμένη αντιγραφή. Όσοι δεν έχουν τη συνδρομητική έκδοση του προγράμματος θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν μία από τις προτεινόμενες εναλλακτικές λύσεις για τη μετατροπή PDF σε Excel δωρεάν, ώστε να μην χρειαστεί να ξοδέψουν τίποτα.
1) Microsoft 365 Όσοι έχουν συνδρομή στο Microsoft 365 μπορούν να εισάγουν δεδομένα από οποιοδήποτε PDF ανοίγοντας το μενού Έναρξη, αναζητώντας το πρόγραμμα Excel, ανοίγοντας ένα νέο έγγραφο XLS (ή ένα υπάρχον έγγραφο), κάνοντας κλικ στο μενού Δεδομένα στην κορυφή, επεκτείνοντας το Ανάκτηση δεδομένων μενού και πατώντας Από αρχείο -> Από PDF.
Θα ανοίξει ένα παράθυρο συστήματος διαχείρισης όπου μπορείτε να επιλέξετε το αρχείο PDF που περιέχει τα ανεπεξέργαστα δεδομένα για εισαγωγή στο υπολογιστικό φύλλο. Αφού επιλέξετε το αρχείο, επιβεβαιώστε την επιλογή Εισαγωγή και, στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε ποιος πίνακας ακατέργαστων δεδομένων θα χρησιμοποιήσετε, εξετάζοντας όλα τα φύλλα που υπάρχουν στο PDF (τα οποία θα “αποσυσκευαστούν” για να διευκολυνθεί η διαδικασία φόρτωσης).
Αφού προσδιορίσετε τη σωστή σελίδα και πίνακα δεδομένων, πατήστε Load στο κάτω μέρος και ταξινομήστε τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο, σαν να είχαμε νέα δεδομένα για επεξεργασία. Αν θέλουμε να έχουμε περισσότερο έλεγχο στην απόκτηση πρωτογενών δεδομένων, απλώς επεκτείνετε το κουμπί Φόρτωση στην τελευταία οθόνη, πατήστε Φόρτωση ως και επιλέξτε πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα στο φύλλο (ως πίνακας, ως συγκεντρωτικός πίνακας ή ως απλός σύνδεσμος προς τα δεδομένα) .
Εναλλακτικά, μπορούμε επίσης να μετατρέψουμε τα ακατέργαστα δεδομένα στο Excel πατώντας το κουμπί Μετασχηματισμός δεδομένων: με αυτόν τον τρόπο τα δεδομένα θα εμφανίζονται σε μια αποκλειστική οθόνη του Excel, ώστε να μπορούν να αλλάξουν τη θέση τους, να δημιουργήσουν τον επιθυμητό πίνακα ή να δημιουργήσουν μόνο ένα γράφημα του αποκτήθηκαν δεδομένα και μόνο στη συνέχεια προσθέστε τα στο έγγραφο.
2) PDF24
Ένα δωρεάν πρόγραμμα που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για την εισαγωγή δεδομένων από ένα PDF στο Excel είναι το PDF24, εύκολο στη χρήση και πολύ αποτελεσματικό για τη μετατροπή οποιουδήποτε PDF γεμάτο δεδομένα σε αρχείο Excel έτοιμο για επεξεργασία ή προσθήκη σε άλλο Excel.
Για να προχωρήσετε, ανοίξτε το πρόγραμμα αφού το εγκαταστήσετε, πατήστε Μετατροπή PDF σε άλλα αρχεία, φορτώστε το αρχείο ή τα αρχεία PDF και επιλέξτε τη μορφή Excel (.xlsx) στο κάτω μέρος. Μόλις τελειώσετε, πατήστε Μετατροπή για να ξεκινήσει η μετατροπή και να λάβετε τα αρχεία Excel που έχουν μετατραπεί.
Εκτός από το πρόγραμμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον ιστότοπο PDF24, ώστε να μπορείτε να μετατρέψετε αρχεία PDF σε Excel απευθείας online.
3) Smallpdf
Εάν δεν διαθέτουμε συνδρομή στο Microsoft 365 αλλά εξακολουθούμε να θέλουμε να εισάγουμε ακατέργαστα δεδομένα από ένα PDF, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το Smallpdf, ένα από τα σημεία αναφοράς για αυτόν τον τύπο μετατροπών.
Με αυτόν τον ιστότοπο μπορούμε να μετατρέψουμε έγγραφα PDF σε υπολογιστικά φύλλα Excel απλά πατώντας το κουμπί Επιλογή αρχείου, επιλέγοντας το αρχείο PDF για μετατροπή και επιβεβαιώνοντας τη λειτουργία μετατροπής. Στο τέλος της εργασίας, ο ιστότοπος θα ξεκινήσει την αυτόματη λήψη του αρχείου Excel που έχει μετατραπεί, ώστε να μπορείτε να το ανοίξετε μέσα στο κύριο υπολογιστικό φύλλο ή να αντιγράψετε τα μη επεξεργασμένα δεδομένα απευθείας στο Excel.
4) Online2PDF
Ένας άλλος ιστότοπος που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε για την εισαγωγή δεδομένων από το PDF στο Excel είναι το Online2PDF, το οποίο προσφέρει ένα πολύ ακριβές και επαγγελματικό σύστημα μετατροπής.
Αφού ανοίξουμε τον ιστότοπο, πατάμε το κουμπί Επιλογή αρχείων, χρησιμοποιούμε τον διαχειριστή αρχείων για να επισημάνουμε το έγγραφο PDF όπου υπάρχουν τα ακατέργαστα δεδομένα, επιβεβαιώνουμε την επιλογή στο παράθυρο, πατάμε στην καρτέλα Excel, ελέγχουμε τον τύπο δεδομένων απόκτηση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και μετά πατάμε το κουμπί Μετατροπή. Μετά τη μετατροπή, ο ιστότοπος θα σας επιτρέψει να κατεβάσετε το νέο αρχείο Excel, να το χρησιμοποιήσετε ως βάση για ένα νέο έγγραφο ή να εισάγετε δεδομένα με μια απλή αντιγραφή και επικόλληση.
5) Xodo
Ένας άλλος ιστότοπος για γρήγορη μετατροπή αρχείων PDF σε Excel είναι το Xodo, προσβάσιμο από οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης ιστού (το Google Chrome, το Microsoft Edge ή το Apple Safari είναι εντάξει για αυτόν τον σκοπό).
Αφού ανοίξετε τον ιστότοπο, απλώς πατήστε Επιλογή αρχείου, φορτώστε το έγγραφο PDF που θέλετε να μετατρέψετε, επιλέξτε εάν θα δημιουργήσετε ξεχωριστό φύλλο ή θα συγχωνεύσετε τους πίνακες και τέλος πατήστε το Μετατροπή.
Στο τέλος, θα γίνει αυτόματη λήψη του αρχείου PDF που μετατράπηκε σε Excel, με δυνατότητα κοινής χρήσης του αρχείου απευθείας μέσω email ή μέσω εφαρμογής ανταλλαγής μηνυμάτων.
Συμπεράσματα
Ακόμα κι αν δεν είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται καθημερινά, αξίζει να μάθετε πώς να εισάγετε τα ακατέργαστα δεδομένα που υπάρχουν σε ένα PDF και να τα ενσωματώνετε σε ένα έγγραφο Excel, ώστε να μπορείτε να επιταχύνετε την απόκτηση τεράστιου όγκου δεδομένων απλά ανοίγοντας το PDF και μορφοποιώντας τα δεδομένα στην επιθυμητή μορφή. Εάν δεν έχουμε συνδρομή στο Microsoft 365, μπορούμε πάντα να χρησιμοποιούμε διαδικτυακούς ιστότοπους μετατροπής ή το βολικό εργαλείο PDF24, το οποίο περιέχει πολλά χρήσιμα εργαλεία για εργασία με αρχεία PDF.
