Το Microsoft Teams αποτελεί ένα από τα πιο διαδεδομένα εργαλεία συνεργασίας για ομάδες εργασίας και εκπαιδευτικά ιδρύματα, επιτρέποντας την επικοινωνία μέσω συνομιλιών, βιντεοκλήσεων και συσκέψεων. Μία από τις χρήσιμες δυνατότητές του είναι η καταγραφή των συσκέψεων ώστε να μπορούν να ανατρέξουν οι συμμετέχοντες σε αυτές αργότερα. Πού όμως αποθηκεύονται οι εγγραφές αυτές και πώς μπορείτε να τις κοινοποιήσετε σε συναδέλφους ή συνεργάτες;
Από το 2021 και έπειτα, οι εγγραφές των συσκέψεων στο Microsoft Teams αποθηκεύονται στο OneDrive ή στο SharePoint, ανάλογα με τον τύπο της σύσκεψης. Εάν η σύσκεψη πραγματοποιείται σε ένα συγκεκριμένο κανάλι της ομάδας, το αρχείο καταγραφής αποθηκεύεται στον φάκελο εγγράφων του αντίστοιχου SharePoint site. Αντίθετα, εάν πρόκειται για σύσκεψη που δεν ανήκει σε κανάλι, η εγγραφή αποθηκεύεται αυτόματα στο OneDrive του διοργανωτή, σε φάκελο με την ονομασία Recordings.
Για να κοινοποιήσετε την εγγραφή, αρκεί να μεταβείτε στο OneDrive ή το SharePoint (ανάλογα με το πού έχει αποθηκευτεί), να εντοπίσετε το αρχείο και να επιλέξετε Κοινοποίηση (Share). Από εκεί, μπορείτε να ορίσετε ποιοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση (π.χ. συγκεκριμένα άτομα, μέλη της εταιρείας σας ή οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο) και να ορίσετε δικαιώματα (προβολή ή επεξεργασία). Το Microsoft Teams στέλνει συνήθως ειδοποίηση στο chat της σύσκεψης με τον σύνδεσμο της εγγραφής για εύκολη πρόσβαση από όλους τους συμμετέχοντες.
Η νέα αυτή μέθοδος αποθήκευσης προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία και έλεγχο στα δικαιώματα πρόσβασης, ενώ διευκολύνει την οργάνωση των αρχείων. Έτσι, η διαχείριση και η κοινοποίηση των εγγραφών γίνεται απλή υπόθεση για κάθε χρήστη του Microsoft Teams.
