Πολλοί χρήστες του Gmail μπερδεύονται ανάμεσα στις επιλογές “Αρχειοθέτηση” και “Διαγραφή” των email τους. Αν και φαίνονται παρόμοιες, οι δύο ενέργειες έχουν πολύ διαφορετικό σκοπό και αποτέλεσμα, επηρεάζοντας τον τρόπο που διαχειρίζεστε τα μηνύματά σας και οργανώνετε την αλληλογραφία σας.
Η αρχειοθέτηση ενός email σημαίνει ότι το μήνυμα αφαιρείται από τα “Εισερχόμενα” αλλά δεν διαγράφεται. Αντίθετα, παραμένει στον φάκελο “Όλα τα μηνύματα” (All Mail), επιτρέποντάς σας να το βρείτε εύκολα μέσω αναζήτησης ή εξερεύνησης. Είναι ιδανική επιλογή όταν θέλετε να «καθαρίσετε» τα Εισερχόμενα σας χωρίς να χάσετε πληροφορίες ή να σβήσετε σημαντικά δεδομένα. Επιπλέον, αν κάποιος απαντήσει σε ένα αρχειοθετημένο email, θα επανεμφανιστεί στα Εισερχόμενα.
Αντιθέτως, η διαγραφή σημαίνει ότι το email μεταφέρεται στον φάκελο “Κάδος” (Trash), όπου παραμένει για 30 ημέρες πριν διαγραφεί οριστικά. Η διαγραφή είναι κατάλληλη όταν είστε βέβαιοι ότι δεν θα χρειαστείτε ξανά το συγκεκριμένο μήνυμα – για παράδειγμα, προωθήσεις, ανεπιθύμητα ή άχρηστα email.
Πώς να τα χρησιμοποιήσετε σωστά:
- Χρησιμοποιήστε την αρχειοθέτηση για email που έχετε διαβάσει ή απαντήσει αλλά θέλετε να κρατήσετε για μελλοντική αναφορά. Είναι ένας καλός τρόπος να διατηρείτε τα Εισερχόμενα καθαρά χωρίς να χάνετε σημαντικά μηνύματα.
- Επιλέξτε τη διαγραφή για spam, ενημερωτικά δελτία που δεν σας ενδιαφέρουν ή επικοινωνίες που δεν έχουν καμία αξία πλέον.
Η σωστή χρήση αυτών των δύο εργαλείων βελτιώνει την οργάνωση του Gmail σας, εξοικονομεί χώρο και κάνει την αναζήτηση email πολύ πιο αποτελεσματική. Με λίγη εξάσκηση, θα έχετε ένα τακτοποιημένο και λειτουργικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
