Οι υπότιτλοι κάνουν ένα βίντεο πιο προσβάσιμο, διευκολύνουν την παρακολούθησή του χωρίς ήχο και βοηθούν όσους δεν γνωρίζουν καλά τη γλώσσα στην οποία γίνεται η ομιλία. Δεν χρειάζεται, όμως, να είναι ενσωματωμένοι μόνιμα στην εικόνα. Μπορούν να αποθηκεύονται σε ξεχωριστό αρχείο, το οποίο φορτώνεται από το πρόγραμμα αναπαραγωγής.
Μία από τις πιο διαδεδομένες μορφές είναι το SRT. Πρόκειται για ένα απλό αρχείο κειμένου που περιλαμβάνει αριθμημένες εγγραφές, χρονικά σημεία έναρξης και λήξης και το αντίστοιχο κείμενο. Για παράδειγμα, μια εγγραφή μπορεί να εμφανίζει μια φράση από το 00:00:04,000 έως το 00:00:07,500.
Για τη δημιουργία ή την επεξεργασία ενός τέτοιου αρχείου μπορούν να χρησιμοποιηθούν εξειδικευμένα προγράμματα, όπως το Subtitle Edit. Ο χρήστης εισάγει το βίντεο, προσθέτει τις φράσεις και ορίζει τα χρονικά σημεία στα οποία πρέπει να εμφανίζονται. Η προεπισκόπηση επιτρέπει να ελέγξει αν οι υπότιτλοι ακολουθούν σωστά την ομιλία.
Ένα συνηθισμένο πρόβλημα είναι η σταδιακή απόκλιση του συγχρονισμού. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν το αρχείο υποτίτλων έχει δημιουργηθεί για διαφορετική έκδοση του βίντεο ή όταν έχουν αλλάξει τα καρέ ανά δευτερόλεπτο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η απλή μετατόπιση όλων των υποτίτλων κατά μερικά δευτερόλεπτα ενδέχεται να μην αρκεί.
Χρειάζεται έλεγχος τόσο στην αρχή όσο και στο τέλος του αρχείου. Αν η απόκλιση αυξάνεται σταδιακά, μπορεί να απαιτείται προσαρμογή της χρονικής κλίμακας. Αν παραμένει σταθερή, πιθανότατα αρκεί μια συνολική μετατόπιση.
Για να εμφανιστούν σωστά οι ελληνικοί χαρακτήρες, πρέπει να επιλεγεί κατάλληλη κωδικοποίηση, συνήθως UTF-8. Το αρχείο SRT καλό είναι να έχει το ίδιο βασικό όνομα με το βίντεο και να βρίσκεται στον ίδιο φάκελο, ώστε πολλά προγράμματα αναπαραγωγής να το εντοπίζουν αυτόματα.
Η σωστή δημιουργία υποτίτλων δεν είναι απλώς ζήτημα μεταγραφής. Απαιτεί ακρίβεια στους χρονισμούς, ευανάγνωστες φράσεις και έλεγχο σε ολόκληρη τη διάρκεια του βίντεο.
