Το κινητό τηλέφωνο έχει εξελιχθεί σε ένα ολοκληρωμένο εργαλείο παραγωγικότητας, ικανό να αντικαταστήσει ακόμη και έναν παραδοσιακό σαρωτή (scanner). Με λίγα μόνο βήματα μπορείς να ψηφιοποιήσεις έγγραφα, αποδείξεις, συμβόλαια ή σημειώσεις και να τα αποθηκεύσεις στο cloud, ώστε να έχεις πρόσβαση σε αυτά οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.
Οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές σάρωσης χρησιμοποιούν την κάμερα του κινητού για να εντοπίζουν αυτόματα τις άκρες του εγγράφου, να διορθώνουν την προοπτική και να βελτιώνουν τη φωτεινότητα και την ευκρίνεια. Το αποτέλεσμα είναι ένα καθαρό ψηφιακό αντίγραφο, το οποίο μπορεί να αποθηκευτεί σε μορφή PDF ή εικόνας.
Η διαδικασία είναι ιδιαίτερα απλή. Τοποθέτησε το έγγραφο σε μια επίπεδη επιφάνεια με καλό φωτισμό και φρόντισε να μην υπάρχουν σκιές πάνω του. Άνοιξε την εφαρμογή σάρωσης, φωτογράφισε το έγγραφο και έλεγξε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ευανάγνωστες. Στη συνέχεια μπορείς να περικόψεις την εικόνα, να βελτιώσεις την ποιότητά της ή να προσθέσεις επιπλέον σελίδες αν πρόκειται για πολυσέλιδο έγγραφο.
Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα είναι η αποθήκευση στο cloud. Με αυτόν τον τρόπο τα αρχεία σου συγχρονίζονται αυτόματα και παραμένουν ασφαλή ακόμη και αν χαλάσει ή χαθεί το κινητό σου. Παράλληλα, μπορείς να τα ανοίξεις εύκολα από υπολογιστή, tablet ή άλλη συσκευή, χωρίς να χρειάζεται να τα μεταφέρεις χειροκίνητα.
Πολλές υπηρεσίες προσφέρουν επίσης δυνατότητα αναζήτησης μέσα στα σαρωμένα έγγραφα, χάρη στην τεχνολογία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Αυτό σημαίνει ότι μπορείς να εντοπίσεις γρήγορα ένα έγγραφο πληκτρολογώντας μία λέξη ή φράση που περιέχεται στο κείμενό του, χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξεις.
Για καλύτερη οργάνωση, δημιούργησε ξεχωριστούς φακέλους για λογαριασμούς, φορολογικά έγγραφα, εγγυήσεις, συμβόλαια ή προσωπικά αρχεία. Έτσι θα βρίσκεις άμεσα αυτό που χρειάζεσαι και θα αποφεύγεις την ακαταστασία τόσο στο κινητό όσο και στον χώρο αποθήκευσης στο cloud.
Επειδή αρκετά έγγραφα περιέχουν προσωπικά ή οικονομικά στοιχεία, είναι σημαντικό να προστατεύεις τον λογαριασμό σου με ισχυρό κωδικό πρόσβασης και έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων. Έτσι μειώνεις σημαντικά τον κίνδυνο μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης στα αρχεία σου.
Η σάρωση εγγράφων με το κινητό και η αποθήκευσή τους στο cloud είναι μια πρακτική λύση που εξοικονομεί χρόνο, μειώνει τη χρήση χαρτιού και διευκολύνει την καθημερινή οργάνωση. Με λίγα μόνο λεπτά μπορείς να δημιουργήσεις ένα ασφαλές ψηφιακό αρχείο, έχοντας πάντα τα σημαντικά έγγραφά σου διαθέσιμα όπου κι αν βρίσκεσαι.
