Η ανάγκη για διαφορετικές εκδοχές της ίδιας παρουσίασης είναι συχνή: άλλη για πελάτες, άλλη για εσωτερική χρήση, άλλη πιο σύντομη για γρήγορη ενημέρωση. Το Microsoft PowerPoint προσφέρει πρακτικούς τρόπους για να δημιουργείτε και να διαχειρίζεστε πολλαπλές εκδόσεις χωρίς να χάνετε χρόνο ή να μπερδεύεστε με αρχεία.
1. Χρήση της λειτουργίας “Αποθήκευση ως”
Ο πιο απλός τρόπος είναι να δημιουργήσετε ένα βασικό αρχείο-πρότυπο και στη συνέχεια να επιλέξετε «Αποθήκευση ως» για κάθε νέα εκδοχή. Δώστε σαφείς ονομασίες, όπως “Παρουσίαση_Πελάτες”, “Παρουσίαση_Εσωτερική” ή “Short_Version”. Έτσι αποφεύγετε λάθη και έχετε ξεκάθαρη εικόνα των διαφορών.
2. Απόκρυψη διαφανειών (Hide Slide)
Αν οι αλλαγές δεν είναι μεγάλες, μπορείτε να διατηρήσετε μία μόνο παρουσίαση και να αποκρύπτετε συγκεκριμένες διαφάνειες ανάλογα με το κοινό. Η επιλογή “Απόκρυψη διαφάνειας” επιτρέπει να παραμένει το περιεχόμενο στο αρχείο, χωρίς να εμφανίζεται κατά την προβολή. Έτσι, δημιουργείτε «ευέλικτες» εκδοχές χωρίς διπλά αρχεία.
3. Χρήση Προτύπων και Διαφανειών Διάταξης
Η αξιοποίηση του Slide Master βοηθά στη γρήγορη προσαρμογή σχεδιαστικών στοιχείων (λογότυπο, χρώματα, γραμματοσειρές). Μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικά θέματα για διαφορετικά ακροατήρια, διατηρώντας όμως κοινή δομή και περιεχόμενο.
4. Έλεγχος εκδόσεων στο cloud
Αν εργάζεστε μέσω Microsoft OneDrive ή Microsoft SharePoint, μπορείτε να αξιοποιήσετε το ιστορικό εκδόσεων. Έτσι, κάθε αλλαγή αποθηκεύεται και μπορείτε να επαναφέρετε προηγούμενη μορφή αν χρειαστεί, χωρίς να κρατάτε πολλαπλά τοπικά αρχεία.
5. Δημιουργία συνοπτικής εκδοχής με Section Zoom
Η λειτουργία Section Zoom επιτρέπει τη δημιουργία διαδραστικών ενοτήτων, ώστε να μεταβαίνετε μόνο στα απαραίτητα σημεία, ανάλογα με το κοινό. Είναι ιδανική για παρουσιάσεις που προσαρμόζονται «ζωντανά».
Η σωστή οργάνωση είναι το κλειδί. Με σαφή ονομασία αρχείων, αξιοποίηση των εργαλείων του PowerPoint και αποθήκευση στο cloud, μπορείτε να δημιουργείτε πολλαπλές, στοχευμένες εκδόσεις της παρουσίασής σας με επαγγελματισμό και αποτελεσματικότητα.
