Όταν θέλουμε να στείλουμε ένα αρχείο σε κάποιον, δεν χρειάζεται να του δώσουμε πρόσβαση σε ολόκληρο τον λογαριασμό μας ή σε έναν φάκελο γεμάτο προσωπικά δεδομένα. Μπορούμε να μοιραστούμε μόνο το συγκεκριμένο αρχείο και, σε αρκετές περιπτώσεις, να περιορίσουμε την πρόσβαση ακόμη και χρονικά.
Η πιο απλή λύση είναι η χρήση μιας υπηρεσίας αποθήκευσης στο cloud. Ανεβάζουμε το αρχείο στον λογαριασμό μας και επιλέγουμε την επιλογή κοινής χρήσης. Αντί να δώσουμε πρόσβαση σε ολόκληρο τον φάκελο, επιλέγουμε αποκλειστικά το συγκεκριμένο αρχείο. Στη συνέχεια δημιουργούμε έναν σύνδεσμο ή προσκαλούμε ένα συγκεκριμένο άτομο.
Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία όταν το αρχείο βρίσκεται μέσα σε έναν φάκελο που περιέχει και άλλα προσωπικά έγγραφα. Η κοινή χρήση ενός φακέλου μπορεί, ανάλογα με τις ρυθμίσεις, να επιτρέψει την πρόσβαση και σε περισσότερο περιεχόμενο από αυτό που είχαμε αρχικά σκοπό να δείξουμε.
Σε ορισμένες υπηρεσίες υπάρχει επίσης δυνατότητα να καθορίσουμε τι μπορεί να κάνει ο παραλήπτης. Για παράδειγμα, μπορεί να έχει μόνο δικαίωμα προβολής ή λήψης και όχι επεξεργασίας ή αλλαγής του αρχείου. Όπου προσφέρεται, μπορούμε επίσης να ορίσουμε ημερομηνία λήξης της πρόσβασης.
Για παράδειγμα, αν χρειάζεται να στείλουμε ένα έγγραφο σε έναν συνεργάτη μόνο για λίγες ημέρες, μπορούμε να του δώσουμε πρόσβαση στο συγκεκριμένο αρχείο και στη συνέχεια να την καταργήσουμε. Έτσι, δεν χρειάζεται να θυμόμαστε ότι κάποιος εξακολουθεί να έχει πρόσβαση σε ένα αρχείο που δεν θέλουμε πλέον να μοιραζόμαστε.
Αντίστοιχη λογική υπάρχει και σε ειδικές υπηρεσίες μεταφοράς αρχείων, όπου δημιουργείται ένας προσωρινός σύνδεσμος. Το αρχείο μπορεί να παραμένει διαθέσιμο για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή μέχρι να ολοκληρωθεί η λήψη του, ανάλογα με την υπηρεσία.
Πριν στείλουμε οποιονδήποτε σύνδεσμο, καλό είναι να ελέγχουμε τις ρυθμίσεις πρόσβασης. Ένας σύνδεσμος που είναι διαθέσιμος σε «όποιον τον έχει» μπορεί να προωθηθεί και σε άλλους ανθρώπους.
Η βασική αρχή είναι απλή: μοιραζόμαστε μόνο αυτό που χρειάζεται, μόνο με όσους χρειάζεται και, όπου είναι δυνατό, μόνο για όσο χρειάζεται. Έτσι η κοινή χρήση γίνεται πολύ πιο ελεγχόμενη, χωρίς να ανοίγουμε άθελά μας την πόρτα σε ολόκληρο το ψηφιακό μας αρχείο.
