Οι υπηρεσίες cloud επιτρέπουν την ανταλλαγή εγγράφων χωρίς την αποστολή πολλών συνημμένων μέσω email. Ωστόσο, όταν ένας σύνδεσμος κοινοποίησης παραμένει ενεργός ή τα δικαιώματα δεν έχουν ρυθμιστεί σωστά, ένα αρχείο μπορεί να γίνει προσβάσιμο σε περισσότερα άτομα από όσα προορίζονταν αρχικά.
Επιλογή κατάλληλου επιπέδου πρόσβασης
Υπηρεσίες όπως το Google Drive και το Microsoft OneDrive προσφέρουν συνήθως διαφορετικά δικαιώματα, όπως προβολή, σχολιασμό ή επεξεργασία. Όταν κάποιος χρειάζεται απλώς να διαβάσει ένα έγγραφο, δεν είναι απαραίτητο να του επιτρέπεται να αλλάζει το περιεχόμενό του.
Πριν κοινοποιήσεις ένα αρχείο, έλεγξε αν η πρόσβαση αφορά συγκεκριμένα άτομα ή οποιονδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο. Η δεύτερη επιλογή μπορεί να διευκολύνει την ανταλλαγή, αλλά μειώνει τον έλεγχο ως προς το ποιος μπορεί να ανοίξει το αρχείο.
Έλεγχος των υφιστάμενων δικαιωμάτων
Άνοιξε τις επιλογές κοινοποίησης του εγγράφου και εξέτασε τη λίστα ατόμων που έχουν πρόσβαση. Έλεγξε αν εξακολουθούν να χρειάζονται το αρχείο και αν διαθέτουν το κατάλληλο επίπεδο δικαιωμάτων.
Αν ένας συνεργάτης χρειάζεται μόνο να συμβουλευτεί το περιεχόμενο, μπορείς να αλλάξεις το δικαίωμά του από επεξεργασία σε προβολή, εφόσον η υπηρεσία υποστηρίζει αυτή την επιλογή. Όταν ολοκληρωθεί μια συνεργασία, αφαίρεσε την πρόσβαση όσων δεν τη χρειάζονται πλέον.
Σύνδεσμοι με χρονικό όριο
Ορισμένες υπηρεσίες και συνδρομητικά προγράμματα επιτρέπουν τον ορισμό ημερομηνίας λήξης για την πρόσβαση. Αν η λειτουργία είναι διαθέσιμη, μπορεί να είναι χρήσιμη για προσωρινή κοινοποίηση προσφορών, αναφορών ή άλλων εγγράφων.
Μην υποθέτεις ότι κάθε σύνδεσμος λήγει αυτόματα. Έλεγξε τις πραγματικές επιλογές της υπηρεσίας και επιβεβαίωσε ότι ο σύνδεσμος δεν παραμένει δημόσια προσβάσιμος μετά το πέρας της συνεργασίας.
Επιπλέον προστασία
Για ευαίσθητα αρχεία, ενεργοποίησε πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας στον λογαριασμό σου και απόφυγε να κοινοποιείς συνδέσμους σε δημόσιους χώρους. Εξέτασε επίσης αν το έγγραφο περιέχει σχόλια, προσωπικά δεδομένα ή πληροφορίες που δεν προορίζονται για τον παραλήπτη.
Τακτικός έλεγχος
Όρισε μια απλή διαδικασία επανεξέτασης των κοινόχρηστων αρχείων, ιδιαίτερα όταν διαχειρίζεσαι πολλά επαγγελματικά έγγραφα. Η αφαίρεση παλιών δικαιωμάτων και η χρήση της ελάχιστης αναγκαίας πρόσβασης μειώνουν τον κίνδυνο ανεπιθύμητης κοινοποίησης.
Η ασφαλής συνεργασία στο cloud δεν εξαρτάται μόνο από την υπηρεσία που χρησιμοποιείς, αλλά και από τις επιλογές πρόσβασης που κάνεις κάθε φορά που μοιράζεσαι ένα αρχείο.
