Πολλές καθημερινές εργασίες στον υπολογιστή ακολουθούν μια συγκεκριμένη σειρά: αποθήκευση ενός αρχείου σε φάκελο, ενημέρωση μιας λίστας ή ειδοποίηση όταν φτάνει μια νέα πληροφορία. Το Microsoft Power Automate είναι ένα εργαλείο που επιτρέπει τη δημιουργία ροών εργασίας, ώστε ορισμένες από αυτές τις ενέργειες να εκτελούνται αυτόματα.
Πριν ξεκινήσουμε, χρειάζεται να ξεχωρίσουμε τις διαθέσιμες δυνατότητες. Το Power Automate προσφέρει αυτοματισμούς που λειτουργούν μέσω υπηρεσιών και εφαρμογών, αλλά και ροές επιφάνειας εργασίας που μπορούν να εκτελούν ενέργειες σε περιβάλλον υπολογιστή. Οι λειτουργίες που είναι διαθέσιμες εξαρτώνται από την έκδοση, τον λογαριασμό και τις άδειες χρήσης.
Για να δημιουργήσουμε την πρώτη μας ροή, επιλέγουμε μια απλή εργασία με σαφή αρχή και τέλος. Για παράδειγμα, μπορούμε να σχεδιάσουμε μια ροή που ενεργοποιείται όταν προστίθεται ένα αρχείο σε συγκεκριμένο φάκελο μιας υποστηριζόμενης υπηρεσίας και στη συνέχεια στέλνει μια ειδοποίηση. Οι ακριβείς συνδέσεις και ενέργειες εξαρτώνται από τις εφαρμογές που χρησιμοποιούμε.
Στο περιβάλλον δημιουργίας ροών επιλέγουμε πρώτα το ερέθισμα που ξεκινά τη διαδικασία, γνωστό ως trigger. Στη συνέχεια προσθέτουμε τις ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν. Μπορούμε, για παράδειγμα, να ορίσουμε συνθήκες ώστε η ροή να συνεχίζεται μόνο όταν το αρχείο έχει συγκεκριμένο τύπο ή όταν πληρούνται ορισμένα κριτήρια.
Πριν ενεργοποιήσουμε τον αυτοματισμό για καθημερινή χρήση, πραγματοποιούμε δοκιμές με ακίνδυνα δεδομένα. Ελέγχουμε αν η ροή εκτελείται στη σωστή σειρά, αν χειρίζεται σωστά τις εξαιρέσεις και τι συμβαίνει όταν μια υπηρεσία δεν είναι διαθέσιμη. Είναι χρήσιμο να διατηρούμε ένα απλό αρχείο καταγραφής ή να ενεργοποιούμε ειδοποιήσεις για αποτυχίες, όταν αυτό υποστηρίζεται.
Ιδιαίτερη προσοχή απαιτείται στα δικαιώματα πρόσβασης. Δεν συνδέουμε άσκοπα προσωπικούς λογαριασμούς και δεν δημιουργούμε αυτοματισμούς που αποστέλλουν ευαίσθητα αρχεία χωρίς έλεγχο. Επίσης, μια ροή που λειτουργεί σήμερα μπορεί να χρειαστεί αλλαγές αν μεταβληθούν οι εφαρμογές ή οι πολιτικές πρόσβασης.
Το μεγαλύτερο όφελος προκύπτει όταν αυτοματοποιούμε επαναλαμβανόμενες, προβλέψιμες εργασίες. Έτσι, μειώνουμε τις χειροκίνητες κινήσεις και αφήνουμε περισσότερο χρόνο για δραστηριότητες που απαιτούν κρίση και δημιουργικότητα.
