Η ψηφιοποίηση εγγράφων δεν απαιτεί πλέον την ύπαρξη ενός παραδοσιακού σαρωτή. Ένα σύγχρονο smartphone μπορεί να μετατρέψει αποδείξεις, συμβόλαια, σημειώσεις, τιμολόγια και έντυπα σε ψηφιακά αρχεία PDF, τα οποία αποθηκεύονται και αποστέλλονται εύκολα.
Η διαδικασία είναι απλή και στις περισσότερες περιπτώσεις δεν χρειάζεται η εγκατάσταση κάποιας πρόσθετης εφαρμογής.
Σάρωση εγγράφων με Android
Στα κινητά Android, μία από τις πιο εύχρηστες επιλογές είναι η εφαρμογή Google Drive.
Ανοίγουμε την εφαρμογή και επιλέγουμε τη δυνατότητα σάρωσης, η οποία μπορεί να εμφανίζεται μέσα από το εικονίδιο της κάμερας ή το κουμπί δημιουργίας νέου αρχείου, ανάλογα με την έκδοση.
Στη συνέχεια, τοποθετούμε το έγγραφο σε μια επίπεδη επιφάνεια με καλό φωτισμό και φωτογραφίζουμε. Η εφαρμογή μπορεί να εντοπίσει αυτόματα τα όρια της σελίδας και να διορθώσει την προοπτική.
Έχουμε τη δυνατότητα να περικόψουμε την εικόνα, να προσαρμόσουμε το αποτέλεσμα, να προσθέσουμε επιπλέον σελίδες και να αποθηκεύσουμε το τελικό αρχείο σε μορφή PDF.
Η αντίστοιχη διαδικασία στο iPhone
Οι χρήστες iPhone μπορούν να αξιοποιήσουν την εφαρμογή Σημειώσεις. Ανοίγουν μια νέα σημείωση, επιλέγουν το εικονίδιο επισύναψης ή της κάμερας και στη συνέχεια τη λειτουργία σάρωσης εγγράφων.
Η κάμερα αναγνωρίζει τη σελίδα και καταγράφει το περιεχόμενό της. Εάν υπάρχουν περισσότερες σελίδες, μπορούν να σαρωθούν διαδοχικά και να αποθηκευτούν στο ίδιο έγγραφο.
Το αρχείο μπορεί στη συνέχεια να κοινοποιηθεί μέσω email ή άλλης εφαρμογής.
Τι πρέπει να προσέχουμε για καλύτερο αποτέλεσμα;
Ο σωστός φωτισμός είναι καθοριστικός. Αποφεύγουμε τις σκιές, τις αντανακλάσεις και τις τσακισμένες σελίδες, ενώ φροντίζουμε το κινητό να βρίσκεται όσο γίνεται παράλληλα με το έγγραφο.
Εξίσου σημαντικό είναι να ελέγχουμε το τελικό PDF πριν το στείλουμε, ώστε να διαπιστώσουμε ότι όλες οι σελίδες είναι ευανάγνωστες και βρίσκονται στη σωστή σειρά.
Με αυτόν τον τρόπο, το κινητό μετατρέπεται σε ένα πρακτικό εργαλείο ψηφιοποίησης, εξοικονομώντας χρόνο και περιορίζοντας την ανάγκη για εκτυπώσεις και φυσικά αντίγραφα.
