Το email αποτελεί μια από τις πιο δημοφιλείς μορφές επικοινωνίας στις μέρες μας, και ειδικά στον εργασιακό χώρο. Αν είστε από τους ανθρώπους που λαμβάνετε πολλά emails, τότε πιθανότατα το Inbox σας να είναι γεμάτο με μηνύματα. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα, καθώς μπορεί να χάσετε κάποιο σημαντικό email, το οποίο πρέπει να δείτε οπωσδήποτε. Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι σημαντικό να οργανώσετε τα email σας, ώστε να μπορείτε να τα διαχειριστείτε καλύτερα.
Δείτε παρακάτω πώς μπορείτε να το κάνετε:
1.Διαχείριση των πιο πρόσφατων emails:
Αρχικά, είναι σημαντικό να ελέγξετε όλα τα emails των τελευταίων ημερών ή και εβδομάδων, ώστε να αποφασίσετε τι πρέπει να κάνετε με αυτά: αν θα απαντήσετε, θα τα αρχειοθετήσετε ή θα τα διαγράψετε εντελώς. Το πιο σημαντικό είναι να δείτε τα πιο επείγοντα και να κάνετε ό,τι πρέπει με αυτά. Ένας λόγος για τον οποίο πρέπει να ελέγξετε τα πιο πρόσφατα emails, είναι ότι είναι πιο πιθανό να θέλετε να ασχοληθείτε με αυτά. Ένα email που έχετε λάβει πάνω από δύο μήνες πριν, πιθανότατα δεν θα σας είναι τόσο χρήσιμο.
2.Αρχειοθέτηση των υπολοίπων emails:
Αφού απαντήσετε στα πιο σημαντικά emails, μπορείτε να αρχειοθετήσετε τα υπόλοιπα. Σε αντίθεση με την άμεση διαγραφή, η αρχειοθέτηση ενός email το αφαιρεί από το Inbox σας, αλλά μπορείτε ακόμα να το βρείτε μέσω αναζήτησης, labels ή φακέλων. Το Gmail, το iCloud, το Yahoo Mail και το Outlook προσφέρουν την επιλογή να αρχειοθετήσετε τα emails σας αντί να τα διαγράψετε.
3.Δημιουργήστε labels ή φακέλους:
Αν λαμβάνετε συνεχώς emails τα παραπάνω βήματα μπορεί να μην είναι αρκετά για να κρατήσετε καθαρό το Inbox σας και να οργανώσετε τα emails αποτελεσματικά. Τα labels είναι ένα γνωστό feature του Gmail που κατηγοριοποιεί τα μηνύματα, χωρίς να τα κρύβει από το Inbox σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε κατηγορίες με βάση τις ανάγκες σας. Ορισμένοι άνθρωποι επιλέγουν να ταξινομούν τα emails με βάση προθεσμίες, ενώ άλλοι προτείνουν ομαδοποίηση τύπου emails που “αναμένουν απάντηση” και emails για τα οποία “απαιτείται δράση“. Έτσι για παράδειγμα, όλα τα emails που χρειάζονται άμεση απάντηση θα βρίσκονται σε μια κατηγορία και θα μπορείτε να τα βρείτε εύκολα.
Μπορείτε να δημιουργήσετε labels για να φτιάξετε κατηγορίες για τα emails που λαμβάνετε πιο συχνά. Τα υπόλοιπα, που θα μείνουν εκτός κατηγοριών, πιθανότατα θα μπορείτε να τα βρείτε εύκολα μέσω μιας αναζήτησης.
Άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν υποστηρίζουν labels, ωστόσο τόσο το Outlook όσο και το iCloud υποστηρίζουν φακέλους και μπορείτε να δημιουργήσετε rules για την αντιγραφή email από το Inbox σας σε ένα φάκελο. Αυτή η ρύθμιση θα σας επιτρέψει να δείτε και να αφαιρέσετε μηνύματα από τα εισερχόμενά σας, χωρίς να τα διαγράψετε εντελώς.
4.Χρήση φίλτρων, όπου είναι δυνατή:
Το labeling ενός email δεν είναι περίπλοκη διαδικασία, αλλά μπορεί να γίνει ακόμα πιο εύκολη καθώς υπάρχουν τρόποι για να γίνεται αυτόματα. Στην web version του Gmail, για παράδειγμα, μπορείτε να πατήσετε το εικονίδιο δίπλα στο πλαίσιο αναζήτησης και, στη συνέχεια, να φιλτράρετε τα emails ανά αποστολέα, inbound email address, λέξεις-κλειδιά και άλλα. Επιλέγοντας “δημιουργία φίλτρου” αντί για “αναζήτηση”, μπορείτε να δημιουργήσετε rules για να διαχειριστείτε τα συγκεκριμένα emails, κάνοντας αυτόματο labelling, αρχειοθέτηση, επισήμανση ως αναγνωσμένων κλπ.
5.Χρησιμοποιήστε το Snooze για follow-ups:
Μερικές φορές μπορεί να απαντάτε emails, αλλά να πρέπει να επιστρέψετε αργότερα για μια άλλη απάντηση (follow-up). Χρησιμοποιώντας το Snooze feature του Gmail, μπορείτε να κρύψετε από το Inbox σας όλα τα email μετά την απάντηση, και να τα κάνετε να επιστρέψουν όταν είναι ώρα να στείλετε ένα follow-up. Εάν ο παραλήπτης στείλει ένα email στο μεταξύ, θα εμφανιστεί στα εισερχόμενα. (Τα web και mobile apps του Outlook προσφέρουν επίσης ένα Snooze feature).
Τα παραπάνω βήματα αξιοποιούν χαρακτηριστικά που είναι γνωστά στις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Gmail. Ωστόσο, όταν ο αριθμός των εισερχομένων είναι τεράστιος, οι χρήστες μπορεί να μην ξέρουν από πού να ξεκινήσουν για να “μαζέψουν το χάος”. Όπως και να έχει, τα παραπάνω είναι χρήσιμα και θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε καλύτερα τα email σας και να έχετε ένα πιο “καθαρό” Inbox.
